Un cliente pide precio, le haces un presupuesto en un documento de texto, lo acepta, preparas el pedido en otra hoja, el almacén saca un albarán escrito a mano y a final de mes alguien vuelve a teclearlo todo para hacer la factura. Cada paso es una ocasión de equivocarse: un precio antiguo, una línea que se pierde, un descuento que no llega a la factura. Este artículo explica cómo encadenar los documentos de venta para que los datos se escriban una sola vez.
Los cuatro documentos y para qué sirve cada uno
| Documento | Para qué sirve | Qué conviene que lleve |
|---|---|---|
| Presupuesto | Ofrecer precio y condiciones antes de vender | Validez, condiciones de pago, plazos de entrega |
| Pedido | Confirmar lo que el cliente ha aceptado | Referencia del presupuesto, fecha prevista de entrega |
| Albarán | Acreditar lo que se ha entregado | Cantidades realmente entregadas, firma de quien recibe |
| Factura | Documentar la venta a efectos fiscales | Todos los datos obligatorios del Reglamento de facturación |
No todos los negocios necesitan los cuatro. Una empresa de servicios puede ir directamente del presupuesto a la factura; una distribuidora quizá no hace presupuestos, pero vive de pedidos y albaranes. Lo importante es que cada documento nazca del anterior en lugar de escribirse desde cero.
Por qué copiar a mano sale caro
- Errores de precio. Si el presupuesto se hizo con una tarifa y la factura se hace con otra, o con la de memoria, alguien pierde dinero o hay que rectificar.
- Entregas sin facturar. Un albarán en papel que se queda en la furgoneta es una venta que no se cobra.
- Retraso en facturar. Si facturar a final de mes significa una tarde entera de teclear, se retrasa, y con ello el cobro.
- Sin trazabilidad. Cuando el cliente reclama, cuesta saber qué se presupuestó, qué se pidió y qué se entregó.
- Stock que no cuadra. Si el albarán no está conectado con el almacén, lo entregado no se descuenta y el inventario deja de ser fiable.
Un ejemplo: una empresa de instalaciones presupuesta una obra con 40 líneas de material y mano de obra. El cliente acepta con dos cambios. Si el presupuesto está en un documento de texto, alguien tiene que copiar 40 líneas al pedido, otra vez a los albaranes de cada entrega y otra vez a la factura. Son cuatro oportunidades de equivocarse en un precio o una cantidad, y en la factura, que es el único documento con efectos fiscales, el error obliga a rectificar.
Cómo montar el circuito paso a paso
- Da de alta clientes y artículos una sola vez, con sus datos fiscales, tarifas y condiciones de pago. Todos los documentos los toman de ahí.
- Haz el presupuesto en el programa, no en un documento de texto suelto, y numéralo.
- Cuando el cliente acepte, genera el pedido a partir del presupuesto, sin volver a escribir líneas ni precios. Si cambia algo, lo modificas en el pedido.
- Prepara el albarán desde el pedido, con lo que de verdad sale. Si hay entregas parciales, cada albarán recoge lo entregado y el pedido muestra lo pendiente.
- Factura desde los albaranes. Si entregas varias veces al mismo cliente, puedes agruparlos en una sola factura.
- Revisa lo que queda abierto: presupuestos sin respuesta, pedidos sin servir, albaranes sin facturar.
Agrupar albaranes en una factura: lo que dice la norma
El artículo 13 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) permite las facturas recapitulativas: incluir en una sola factura distintas operaciones hechas en distintas fechas para un mismo cliente, siempre que sean del mismo mes natural. Tienes que emitirla como máximo el último día de ese mes; si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente.
En la práctica, eso permite una factura mensual por cliente con todos sus albaranes. Para que funcione:
- Cada albarán debe quedar vinculado a la factura que lo incluye, para no facturarlo dos veces ni dejarlo fuera.
- La factura debe identificar las entregas con su fecha si no coinciden con la de emisión (el artículo 6.1.i obliga a indicar la fecha de la operación cuando es distinta).
- No mezcles meses: las entregas de octubre no pueden ir en la factura de noviembre.
Recuerda que el presupuesto, el pedido y el albarán no son facturas: no llevan el QR de Veri*Factu ni generan registro de facturación. Es la factura la que tiene que cumplir todos los requisitos.
Lo que ganas
Cuando el circuito funciona, se nota en tres cosas:
- Facturas antes. Facturar el mes deja de ser una tarea de horas y pasa a ser revisar albaranes y confirmar.
- Cobras antes. Cuanto antes sale la factura, antes vence.
- Sabes cómo va el negocio. Puedes ver cuántos presupuestos se aceptan, qué está pendiente de servir y qué está pendiente de facturar.
Un consejo para los presupuestos: ponles siempre una fecha de validez y revisa cada semana los que están a punto de caducar. Un presupuesto sin respuesta es una venta posible que se enfría; una llamada a tiempo suele bastar para cerrarla o para saber por qué no sale. Y si cambias tarifas, los presupuestos ya enviados mantienen el precio que ofreciste mientras estén vigentes: por eso conviene que el pedido herede el precio del presupuesto y no el de la tarifa del día.
Del presupuesto al cobro en FacturaCom
En FacturaCom el módulo de Ventas recoge todo el recorrido «del presupuesto al cobro»: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, cobros, remesas bancarias, envío por correo e informes, en la misma aplicación que las compras, el almacén y el TPV. Cada factura se emite con su QR y su registro conforme a Veri*Factu, y los documentos se personalizan con tu imagen corporativa. Si vienes de otro programa, tus clientes, artículos, tarifas y saldos se importan para que no empieces de cero. Consulta los cuatro módulos o cómo es cambiar de programa de facturación.
