Facturar es la mitad del trabajo. La otra mitad es cobrar, y es la que más se descuida: facturas que vencen sin que nadie lo note, clientes a los que se les sigue sirviendo con tres recibos devueltos, llamadas de reclamación que se hacen tarde y de memoria. Este artículo propone un sistema sencillo para tener controlado lo que te deben, con los plazos que marca la ley y las herramientas que conviene usar.
Lo que dice la ley sobre los plazos de pago
Entre empresas, la referencia es la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales:
- Plazo general: si no habéis pactado otro, 30 días naturales desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio (artículo 4.1).
- Plazo máximo por pacto: se puede ampliar por acuerdo, pero nunca por encima de 60 días naturales (artículo 4.3).
- Tu parte: la factura tiene que llegar al cliente antes de que pasen 15 días naturales desde la entrega o el servicio (artículo 4.1).
- Intereses de demora: si el cliente se retrasa, entra en mora sin necesidad de reclamarle y debe intereses. Si no se pactaron, se aplica el tipo legal, que es el del Banco Central Europeo más ocho puntos y se publica cada semestre en el BOE (artículo 7).
- Costes de cobro: además, tienes derecho a 40 euros fijos por los costes de cobro, y a más si los acreditas (artículo 8).
Que tengas estos derechos no significa que siempre convenga ejercerlos con un buen cliente, pero sí que conviene mencionarlos en tus condiciones de venta. Y una novedad que llegará con la factura electrónica obligatoria entre empresas: el Real Decreto 238/2026 obliga al cliente a comunicar cuándo ha pagado cada factura, lo que dará a quien emite mucha más visibilidad sobre sus cobros.
Paso 1: que cada factura tenga su vencimiento
El seguimiento empieza en la propia factura. Cada una debe salir con su forma de pago y su fecha de vencimiento claras: transferencia a 30 días, recibo domiciliado a 60, contado. Si la forma de pago está en la ficha del cliente, no dependes de acordarte en cada factura.
Para pagos fraccionados (por ejemplo, un 50 % a la firma y un 50 % a la entrega), registra cada plazo como un vencimiento distinto. Así sabes exactamente qué falta por cobrar y cuándo.
Antes incluso de facturar, deja claras las condiciones con cada cliente nuevo: plazo de pago, forma de pago, a quién se envían las facturas y a qué dirección de correo. En empresas medianas, la persona que te compra no es la que paga, y una factura que llega al buzón equivocado puede pasar semanas sin que nadie la tramite. Si el cliente exige un número de pedido o una referencia interna en la factura, apúntalo en su ficha: es uno de los motivos más habituales para que una factura se quede parada en su departamento de administración.
Y fija un límite de riesgo para cada cliente, es decir, cuánto estás dispuesto a tener pendiente de cobro con él. Cuando lo supere, la siguiente venta se revisa antes de servirla.
Paso 2: revisa la cartera cada semana
Reserva un momento fijo a la semana para revisar el listado de vencimientos. Clasifícalos así:
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Vence en los próximos 7 días | Nada, o un aviso amable a los clientes que suelen despistarse |
| Vencida hace menos de 15 días | Recordatorio por correo con la factura adjunta |
| Vencida entre 15 y 45 días | Llamada a la persona que paga, no solo a quien compra |
| Vencida hace más de 45 días | Decidir: plan de pagos, suspender servicio, reclamación formal |
Los tramos son un ejemplo; ajústalos a tu sector y a tus condiciones. Lo importante es que el criterio sea siempre el mismo y no dependa de quién lleve la administración esa semana.
Paso 3: automatiza lo que se pueda
- Envía las facturas por correo en cuanto se emiten. Cuanto antes llegan, antes empieza a correr el plazo, y evitas el «no me ha llegado».
- Usa remesas bancarias para los clientes que pagan por domiciliación. Generas un fichero con todos los recibos que vencen y lo envías al banco de una vez, en lugar de cobrar uno a uno.
- Factura de forma recurrente los contratos y mantenimientos: una cuota mensual que se emite sola no se olvida.
- Marca los cobros en cuanto llegan. Un listado de pendientes que no está al día no sirve para nada.
Paso 4: cuando un cliente no paga
- Confirma que no hay un problema con la factura: datos fiscales incorrectos, pedido incompleto, precio discutido. Si lo hay, corrígelo con una factura rectificativa.
- Deja constancia por escrito de cada reclamación: fecha, importe, a quién.
- Ofrece un plan de pagos si el cliente tiene dificultades reales, con fechas concretas.
- Revisa el riesgo antes de seguir sirviendo. Mira lo que te debe ese cliente en total, no solo la última factura.
- Consulta con tu asesoría si la deuda se alarga: hay vías para reclamar judicialmente y, cumpliendo ciertos requisitos, recuperar el IVA de las facturas impagadas mediante una rectificativa.
Las facturas que te mandan tus proveedores y sus pagos son otra historia; si quieres automatizar su recepción y registro, Infonet lo trata en Capturia.
Los cobros, en el mismo programa que la factura
Llevar los cobros en una hoja aparte obliga a copiar datos y a cruzarlos a mano. En FacturaCom el módulo de Ventas cubre del presupuesto al cobro: facturas, cobros, remesas bancarias, envío de facturas por correo e informes. Además tiene facturación recurrente para contratos y mantenimientos, informes personalizados con exportación a Excel y exportación a programas de contabilidad o un módulo de contabilidad integrado. Mira todas las funcionalidades de FacturaCom o empieza por la página principal.
