Has enviado una factura con el IVA mal aplicado, el cliente te devuelve parte del pedido o le haces un descuento después de facturar. En todos esos casos la tentación es la misma: borrar la factura y hacer otra. No se puede. Una factura emitida no se toca; se corrige con otra, la factura rectificativa, que regula el artículo 15 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Te explicamos cuándo es obligatoria, qué debe llevar y cómo encaja con Veri*Factu.
Cuándo es obligatoria
El artículo 15 recoge dos grupos de casos:
- La factura original no cumple algún requisito de los artículos 6 o 7: falta el NIF del cliente, el domicilio está mal, no aparece una mención obligatoria, la descripción es insuficiente.
- Las cuotas de IVA se calcularon mal o se dan las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA que modifican la base imponible: devoluciones de mercancía, descuentos posteriores a la venta, operaciones que quedan sin efecto, impagos que cumplen los requisitos legales o el concurso del cliente, entre otras.
Hay una excepción práctica para las devoluciones de mercancías o envases: si el mismo cliente te hace un nuevo pedido, puedes restar lo devuelto en la factura de ese suministro posterior, sin emitir rectificativa, siempre que el tipo de IVA de todas las operaciones sea el mismo (artículo 15.2).
Y una aclaración que evita muchos errores: cambiar un ticket por una factura completa a petición del cliente no es una rectificativa (artículo 15.6), siempre que el ticket cumpliera los requisitos de la factura simplificada.
Plazo para emitirla
La rectificativa se emite en cuanto conozcas la causa que la hace necesaria, y siempre que no hayan pasado cuatro años desde el devengo del impuesto o desde que se produjeron las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA (artículo 15.3). Si el cliente es empresario o profesional, el artículo 18 fija que debes enviársela antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que la expediste.
Qué datos lleva
Una rectificativa es una factura más, así que cumple los mismos requisitos que la original (artículo 6 si es completa, 7 si es simplificada). Además:
- Serie propia. Las rectificativas van obligatoriamente en una serie específica, separada de las facturas ordinarias (artículos 6.1.a y 7.1.a).
- Identificación de la factura rectificada: su número, serie y fecha. Puedes rectificar varias facturas en un solo documento si las identificas todas. Si la causa es un descuento por volumen de operaciones, basta con indicar el periodo al que se refiere (artículo 15.4).
- Base, tipo y cuota expresando la rectificación. Aquí tienes dos opciones, que vemos a continuación.
- Conviene indicar el motivo de la rectificación, para que tu cliente y tu asesoría entiendan qué ha pasado sin tener que preguntar.
Por diferencias o por sustitución
El artículo 15.5 permite dos formas de reflejar los importes:
| Forma | Qué pones en la rectificativa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Por diferencias | Solo el importe de la corrección, con su signo | Facturaste 1.000 euros de base y eran 800: rectificativa con base de -200 euros y su IVA |
| Por sustitución | Los importes tal como quedan tras la corrección, señalando también el importe de la rectificación | Rectificativa con base de 800 euros, indicando que corrige en -200 euros la factura original |
Las dos son válidas. Por diferencias suele ser más fácil de leer cuando hay devoluciones o descuentos; por sustitución, cuando el error está en un dato que cambia toda la factura. Lo importante es elegir una forma, que quede clara y que el cliente la reciba.
Rectificar con Veri*Factu
El Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) exige que los registros de facturación sean íntegros, trazables e inalterables. En la práctica, eso confirma lo que ya decía la norma de facturación: la factura emitida se queda como está y la corrección se hace con un nuevo registro. La rectificativa genera su propio registro de facturación, que en su contenido indica que se trata de una factura rectificativa, y lleva su QR como cualquier otra factura.
La Agencia Tributaria distingue otro caso en sus preguntas frecuentes: cuando una factura se emitió por error y no debió emitirse nunca, se genera un registro de anulación de esa factura, y luego, si procede, el alta de la factura correcta. La factura errónea se mantiene con su numeración; no se reutiliza el número. Cuál de los dos caminos corresponde depende del motivo, así que si dudas, pregúntalo a tu asesoría antes de actuar.
Errores frecuentes
- Emitir la rectificativa en la serie normal. Rompe la obligación de serie específica.
- No identificar la factura original. Sin esa referencia, el documento no cumple el artículo 15.4.
- Hacer un abono sin IVA cuando la factura original sí lo llevaba: la corrección tiene que afectar también a la cuota.
- Dejar pasar el plazo. Pasados cuatro años no se puede rectificar.
- No enviar la rectificativa al cliente. Si tu cliente es empresa, necesita ese documento para ajustar el IVA que se dedujo; si no lo recibe, sus cuentas y las tuyas dejarán de cuadrar.
- Anular a mano en una hoja de cálculo y emitir otra factura con el mismo número. Con un sistema de facturación adaptado a Veri*Factu eso no es posible, y está bien que no lo sea.
Con FacturaCom
En FacturaCom cada factura se emite con su QR y su registro conforme a Veri*Factu, de modo que el historial de lo facturado queda íntegro y trazable, como exige la norma. Desde el mismo módulo de Ventas llevas las facturas, los cobros y el envío por correo, así que la corrección y su seguimiento quedan en el mismo sitio. Repasa qué exige Veri*Factu o las preguntas frecuentes sobre FacturaCom.
