Una factura a la que le falta un dato no es solo un descuido: tu cliente puede no poder deducirse el IVA, la Agencia Tributaria puede considerarla incorrecta y acabarás teniendo que rectificarla. Los requisitos están en el artículo 6 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012). Este artículo los repasa uno a uno, con las menciones especiales que solo se añaden en ciertos casos y lo que suma Veri*Factu a la lista.
Los datos que lleva toda factura completa
El artículo 6.1 enumera lo que tiene que aparecer en toda factura y en sus copias:
| Dato | Qué hay que tener en cuenta |
|---|---|
| Número y, en su caso, serie | La numeración es correlativa dentro de cada serie |
| Fecha de expedición | El día en que emites la factura |
| Nombre y apellidos o razón social | Completos, tanto del emisor como del destinatario |
| NIF | El del emisor siempre; el del destinatario en los casos del artículo 6.1.d) |
| Domicilio | Del emisor y del destinatario |
| Descripción de las operaciones | Con los datos necesarios para calcular la base imponible: precio unitario sin impuesto y descuentos no incluidos en él |
| Tipo o tipos de IVA aplicados | Uno por cada tipo distinto |
| Cuota repercutida | Por separado de la base |
| Fecha de la operación | Solo si es distinta de la fecha de expedición (o la del cobro anticipado) |
El NIF del destinatario es obligatorio, entre otros casos, cuando la operación se entiende realizada en España y quien factura está establecido aquí, que es la situación más habitual entre empresas españolas. También cuando el destinatario es quien debe pagar el impuesto (inversión del sujeto pasivo) o en las entregas intracomunitarias exentas.
Menciones que solo aparecen en ciertos casos
Además de los datos básicos, el artículo 6.1 exige frases concretas según la operación:
- Operación exenta: referencia al artículo de la Ley del IVA o de la Directiva 2006/112/CE que la declara exenta, o indicación de que lo está.
- «Inversión del sujeto pasivo», cuando el impuesto lo paga el cliente.
- «Facturación por el destinatario», cuando es el cliente quien expide la factura en nombre del proveedor.
- «Régimen especial de las agencias de viajes», si se aplica ese régimen.
- «Régimen especial de los bienes usados», «de los objetos de arte» o «de las antigüedades y objetos de colección», según el caso.
- «Régimen especial del criterio de caja», si estás acogido a él.
- Medios de transporte nuevos vendidos a otro país de la UE: características, fecha de primera puesta en servicio y kilómetros u horas de uso.
Si en la misma factura mezclas operaciones exentas y no exentas, operaciones con inversión del sujeto pasivo y sin ella, o productos a distintos tipos de IVA, el artículo 6.2 obliga a separar la base imponible de cada grupo.
Para el recargo de equivalencia hay una regla propia en el artículo 16.4: las ventas a comerciantes minoristas acogidos a ese régimen se documentan en facturas separadas, indicando el tipo de recargo y su importe.
Series: cuándo son obligatorias
Puedes usar series distintas cuando haya motivos, por ejemplo por tener varios establecimientos o actividades de distinta naturaleza. Pero hay casos en que una serie específica es obligatoria (artículo 6.1.a): las facturas rectificativas, las que expide el destinatario o un tercero en tu nombre (una serie para cada uno) y otros supuestos concretos del IVA. Y si en el mismo año emites facturas simplificadas y completas, cada tipo va en su propia serie (artículo 7.1.a).
Lo que nunca puedes hacer es saltarte números o reutilizarlos. Un hueco en la numeración es de lo primero que se mira en una comprobación.
Lo que añade Veri*Factu: el QR y la leyenda
El Real Decreto 1007/2023, que aprobó el Reglamento de sistemas informáticos de facturación, añadió un apartado 5 al artículo 6 del Reglamento de facturación. Las facturas emitidas con un sistema informático de facturación deben incluir:
- Un código QR con parte del contenido de la factura. La Orden HAC/1177/2024 fija su tamaño (entre 30x30 y 40x40 milímetros) y lo que codifica: el NIF del emisor, la serie y el número, la fecha de expedición y el importe total.
- La frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», solo si tu programa trabaja en la modalidad que envía todos los registros a la Agencia Tributaria.
En una factura electrónica estructurada, el QR puede sustituirse por la dirección que contiene, incluida como un campo más. Hoy el calendario en vigor para que los sistemas estén adaptados es el que fijó el Real Decreto-ley 15/2025: antes del 1 de enero de 2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto. El Ministerio de Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 su intención de aplazarlo a octubre de 2028, pero ese cambio todavía tiene que aprobarse en una norma.
Lista de comprobación antes de enviar una factura
- El número sigue al anterior de la misma serie, y la serie es la que toca.
- El nombre, el NIF y el domicilio del cliente están completos.
- Cada línea tiene descripción, cantidad, precio unitario sin IVA y, si lo hay, el descuento.
- La base, el tipo y la cuota aparecen por separado para cada tipo de IVA.
- Si la operación es exenta, lleva inversión del sujeto pasivo o un régimen especial, la mención está escrita.
- Si la fecha de la operación no coincide con la de emisión, aparece indicada.
- Si la emites con un programa de facturación, lleva el QR.
Recuerda también los plazos. El artículo 11 obliga a expedir la factura en el momento de la operación, salvo que el cliente sea empresario o profesional: entonces tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. Y conserva las copias durante el plazo que marca la Ley General Tributaria (artículo 19 del Reglamento).
Que el programa no te deje olvidarte de nada
La mayoría de estos errores desaparecen cuando los datos del cliente y del artículo están dados de alta una vez y el programa numera solo. FacturaCom emite cada factura con su QR y su registro conforme a Veri*Factu, personaliza los documentos con tu imagen corporativa y, si vienes de otro programa, importa tus clientes, artículos, tarifas y saldos para que no tengas que volver a teclearlos. Mira cómo es cambiar de programa de facturación o qué exige Veri*Factu.
